یکی از نیازها و ضرورتهای هر مجموعه یا کسب و کاری تعامل سازنده و ارتباط مناسب با مشتریان خود است و یکی از راههای ارتباطی رایج برای ارتباطات داخلی و تعامل با مشتریان استفاده از سیستم تلفن سانترال است.
در گذشته شرکتها برای ارتباطات داخلی یا تعامل با مشتریان خود از خطوط تلفن آنالوگ استفاده میکردند ولی امروزه با پیشرفت تکنولوژی، بسیاری از شرکتها از فناوریهای جدید مثل تلفن اینترنتی یا سیستمهای تلفن سانترال استفاده میکنند. ما در این محتوا قصد داریم در مورد سیستم تلفن سانترال با شما عزیزان صحبت کنیم.
سیستم تلفن سانترال چیست؟
در سیستم تلفن قدیمی که در دسترس همه افراد میباشد سیم تلفن از طریق پریز تلفن به طور مستقیم به خطوط مخابراتی متصل است و کاربران این نوع تلفنها، بدون واسطه و کنترل میتوانند از خطوط مخابراتی برای ارتباط با دیگران استفاده کنند.
در سیستم تلفن سانترال بر خلاف خطوط تلفن معمولی، خط تلفن از طریق کابل ابتدا به یک دستگاه سانترال متصل میشود و سپس از طریق همین سیستم سانترال به خطوط مخابراتی برای ارتباط با دیگران متصل میشوند.
با استفاده از سیستمهای تلفن سانترال، خطوط تلفن مجموعه به دستگاه سانترال متصل میشود و به هر بخش از مجموعه یک یا چند تلفن داخلی با توجه به نیاز آن بخش تخصیص داده میشود. با استفاده از همین خطوط داخلی کارکنان هر بخش میتوانند با بخش مورد نظر خود در داخل سازمان و یا خارج سازمان ارتباط برقرار کنند.
مزایای سیستم تلفن سانترال چیست؟
سیستمهای تلفن سانترال مزایای فراوانی نسبت به سایر سیستمهای تلفنی دارد و به همین دلیل بسیاری از کسب وکارها از این نوع خطوط برای مجموعه خود استفاده میکنند که از جمله این مزایا میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- امکان برقراری تماس داخلی سریع، رایگان و باکیفیت بالا
شما با ایجاد یک سیستم تلفن از نوع سانترال در شرکت خود در واقع میتوانید یک سیستم مخابراتی کوچک برای مجموعه خود ایجاد کنید که بخشهای داخلی مجموعه شما بتوانند به صورت رایگان با یکدیگر در ارتباط باشند.
- راه اندازی سیستم پاسخگویی هوشمند و خودکار
در گذشته برای وصل کردن تماسهای خارج از سازمان به بخش داخلی مورد نظر یک اپراتور وجود داشت، ولی امروزه دیگر نیازی به استخدام نیروی انسانی برای این کار نیست و با استفاده از سیستمهای خودکار این کار به راحتی انجام میشود.
یکی از مزایای جذاب سیستمهای تلفن سانترال هم امکان راه اندازی سیستم پاسخگویی خودکار است که در آن وقتی مشتری با شرکت تماس میگیرد، سیستم خودکار شماره داخلی هر بخش را بیان میکند و مشتری با گرفتن شماره داخلی مورد نظر، میتواند با هر بخشی از مجموعه که میخواهد ارتباط برقرار کند.
با راه اندازی سیستم پاسخگویی هوشمند حتی میتوان پیام مشتری را در صورت نیاز ضبط کرد تا در صورتی که اپراتور در لحظه تماس مشتری در دسترس نبود در اولین زمان ممکن پیام یا درخواست مشتری را بشنود و اقدام مورد نیاز را انجام دهد.
- کنترل و نظارت بهتر بر خطوط
با استفاده از سیستم تلفن سانترال، نظارت بهتری بر خطوط تلفن مجموعه خود خواهید داشت و این موضوع تا حدود زیادی از اشغال شدن خطوط توسط کارکنان شما به دلایل غیرکاری جلوگیری میکند.
با استفاده از این نوع سیستم تلفن میتوانید به هر بخش داخلی دسترسی متفاوتی دهید. به عنوان مثال اگر بخش پشتیبانی شرکت شما فقط پاسخگوی مشتریان است و نیازی به تماس با بخشهای خارجی ندارد میتوانید به این بخش فقط دسترسی پاسخگویی دهید به طوری که با تلفن داخلی آن، نتوان تماسی با خارج از مجموعه برقرار کرد.
- کاهش هزینه های خطوط تلفن
با استفاده از سیستمهای تلفن سانترال، تماسهای داخلی بدون هزینه خواهد بود. همچنین با توجه به کنترل مناسب بر تماسها با خارج از مجموعه، تماسهای غیرضروری با خارج از شرکت به شکل قابل توجهی کمتر خواهد بود و به همین دلایل قطعا هزینه خطوط تلفن شما کمتر خواهد شد.
- تعامل بهتر بخشهای مختلف شرکت با مشتریان
در سیستمهای تلفن سانترال میتوانید تماسهای مشتریان با بخشهای مختلف مجموعه خود را ضبط کنید و بر نحوه تعامل و ارتباط هر بخش از شرکت با مشتریان خود نظارت کنید؛ تا در صورت برخورد نامناسب کارکنان هر بخش به او تذکر دهید. که همین موضوع باعث تعامل بهتر بخشهای مختلف مجموعه شما با مشتریان خواهد شد.
علاوه بر این با استفاده از این نوع سیستم تلفن، میتوانید پیامی سفارشی سازی شده متناسب با تایم کاری مشخص کرد. به عنوان مثال پیامی که برای ساعت کاری در هنگام تماس مشتری پخش میشود با پیامی که در ساعات غیراداری یا روزهای تعطیل پخش میشود متفاوت است که همین موضوع هم میتواند در بهبود تعامل با مشتری موثر باشد.
انواع سیستم تلفن سانترال چیست؟
سیستم تلفن سانترال را میتوان بر اساس ظرفیت آن و یا نوع تکنولوژی مورد استفاده در آن، به چند دسته تقسیم کرد که در این بخش انواع مختلف سیستم سانترال بر اساس این دو معیار را معرفی خواهیم کرد.
- انواع سیستم تلفن سانترال بر اساس ظرفیت
یکی از معیارهای اصلی تقسیم بندی انواع مختلف سیستم تلفن از نوع سانترال، ظرفیت و تعداد خطوط تلفن ورودی به سیستم سانترال و تعداد خطوط داخلی آن است. که بر این اساس سیستم سانترال به دو دسته زیر تقسیم بندی میشود:
- سیستم کم ظرفیت
- سیستم پرظرفیت
که در ادامه در مورد هر یک از این دو نوع سیستم به طور مجزا صحبت خواهیم کرد.
- سیستم سانترال کم ظرفیت
در این نوع سیستم تلفن سانترال تعداد خطوط تلفن ورودی به دستگاه سانترال و خطوط داخلی مجموعه کم است و هزینه کمتری هم برای استفاده از این نوع سیستم وجود دارد.
سیستم سانترال کم ظرفیت برای شرکتهای کوچک که بخشهای داخلی کمی دارند، نیاز به تعداد زیادی خطوط داخلی ندارند و از لحاظ بودجه هم محدودیتهایی دارند، مناسب است.
به عنوان مثال، در سیستم کم ظرفیت با داشتن 3 خط ورودی به دستگاه سانترال میتوانید 8 خط داخلی ایجاد کنید و در صورتی که نیاز به تعداد خطوط داخلی بیشتری داشتید، میتوانید با اتصال 8 خط تلفن به دستگاه سانترال تا 24 خط داخلی برای مجموعه خود ایجاد کنید.
- سیستم سانترال پر ظرفیت
در سیستم سانترال پرظرفیت تعداد خطوط تلفن ورودی به دستگاه سانترال و خطوط داخلی زیاد است و هزینه راه اندازی این نوع سیستم هم بیشتر است.
سیستم سانترال پرظرفیت برای شرکتهای بزرگی که نیاز به تعداد خطوط تلفن داخلی زیادی دارند و از لحاظ مالی هم توانایی پرداخت هزینه آن را دارند مناسب است.
- انواع سیستم تلفن سانترال بر اساس تکنولوژی مورد استفاده در آن
سیستم تلفن سانترال بر اساس نوع تکنولوژی مورد استفاده در آنها به چهار دسته تقسیم بندی میشوند.
- سیستم تلفن آنالوگ
- سیستم تلفن دیجیتال
- سیستم تلفن هیبرید
- سیستم تلفن ویپ
در ادامه این بخش در مورد هر یک از این 4 مدل تلفن سانترال با شما عزیزان صحبت میکنیم.
- سیستم تلفن آنالوگ
در سیستم سانترال آنالوگ، خطوط تلفن آنالوگ به وسیله یک کابل به دستگاه سانترال وصل میشوند البته برای استفاده از این مدل سیستم باید دستگاه سانترال که خطوط تلفن آنالوگ به آنها وصل میشود خروجی آنالوگ هم داشته باشد.
سیستم آنالوگ نسبت به سایر سیستمهای سانترال از قیمت کمتری برخوردار است ولی با توجه به اینکه از خطوط تلفن قدیمی آنالوگ در آن استفاده میشود برخی از امکانات ویژه سایر سیستمهای سانترال مثل انتقال تماس یا کلیدهای شماره گیری سریع، در آن وجود ندارد.
- سیستم تلفن دیجیتال
در سیستم تلفن دیجیتال سانترال، تلفنهای دیجیتال با استفاده از یک زوج سیم به دستگاه سانترال متصل میشوند و به این طریق میتوان داده های دیجیتال را در بستر این نوع سیستم انتقال داد.
با استفاده از سیستم تلفن دیجیتال سانترال میتوانید از امکانات ویژه ای مثل انتقال تماس ورودی، فعالسازی کلید شماره گیری سریع و یا حتی مسدودسازی تماسهای ورودی بهره مند شوید.
اگر مجموعه شما خطوط تلفن آنالوگ دارد و میخواهید سیستم تلفن دیجیتال را با استفاده از همین خطوط آنالوگ راه اندازی کنید میتوانید محتوای تبدیل تلفن آنالوگ به دیجیتال سایت تک نت را مطالعه کنید.
- سیستم تلفن هیبرید
در سیستم تلفن هیبرید سانترال، تلفن هیبرید از طریق دو رشته سیم یکی برای بوق و دیگری برای انتقال داده به خروجی هیبرید دستگاه سانترال متصل میشود.
سیستم تلفن هیبرید سانترال از بسیاری از جنبه های شبیه به سیستم تلفن دیجیتال است و امکانات و مزایای آن را هم دارد و این دو نوع سیستم، فقط در نوع اتصال به دستگاه سانترال با هم فرق دارند.
- سیستم تلفن ویپ
در تلفن ویپ که یکی از جدیدترین تکنولوژیهای در حوزه ارتباطات صوتی است داده های صوتی در بستر شبکه و از طریق اینترنت منتقل میشوند.
ماهیت سیستم تلفن سانترال ویپ هم با سایر سیستمهای تلفن متفاوت است و از بستر شبکه اینترنت برای انتقال داده های صوتی استفاده میشود و برای استفاد از این مدل سیستم سانترال باید خطوط تلفن ویپ را به ورودی دستگاه سانترال متصل کنید.
برای آشنایی بیشتر با تکنولوژی تلفن ویپ میتوانید مقاله ویپ چیست را مطالعه کنید.
تلفن سانترال چگونه کار میکند؟
در سیستم تلفن سانترال خطوط تلفن به یک دستگاه سانترال وصل میشود و از طریق همین دستگاه سانترال که در واقع نقش واسطه را دارد، خطوط داخلی در اختیار بخشهای مختلف سازمان قرار میگیرد.
در این مدل سیستم تلفن، هر بخش از سازمان میتواند یک یا چند خط داخلی داشته باشد و از طریق همین خطوط، با بخشهای داخلی سازمان و یا حتی خارج از سازمان ارتباط برقرار کند.
تفاوت voip و سانترال آنالوگ چیست؟
تلفن ویپ و سیستم تلفن سانترال آنالوگ دو مدل بسیار رایج هستند که سازمانهای مختلف برای مدیریت تماسهای تلفنی خود از آنها استفاده میکنند و ما در این بخش در مورد مهمترین تفاوتهای این دو نوع سیستم تلفن با شما صحبت خواهیم کرد.
از جمله مهمترین تفاوتهای تلفن ویپ با سیستم سانترال آنالوگ میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- بستر انتقال داده صوتی
- امکان توسعه و انعطاف پذیری
- زیرساختهای مورد نیاز برای راه اندازی
که در ادامه در مورد هریک از این تفاوتها با شما صحبت میکنیم.
- بستر انتقال داده صوتی
یکی از مهمترین تفاوتهای تلفن ویپ و سانترال آنالوگ، در بستر انتقال داده صوتی در آنها است به طوری که بستر انتقال داده صوتی در تلفن ویپ شبکه اینترنت است و به همین دلیل به آن تلفن آی پی هم گفته میشود ولی داده صوتی در سانترال آنالوگ از طریق خطوط قدیمی آنالوگ مخابرات انجام میگیرد.
- امکان توسعه و انعطاف پذیری
تلفن ویپ قابلیت توسعه و انعطاف پذیری زیادی دارد و به راحتی میتوان آن را شخصی سازی کرد و حتی قابلیت سازگاری با نرم افزارهای اتوماسیون اداری را دارد ولی سیستم سانترال آنالوگ این قابلیتها را ندارد.
- زیرساختهای مورد نیاز برای راه اندازی
برای راه اندازی یک سیستم تلفن ویپ شما نیاز به تجهیزات شبکه و اینترنت دارید در حالی که برای راه اندازی یک سیستم سانترال آنالوگ باید از طریق کابل کشی به دستگاه سانترال بین بخشهای مختلف ارتباط برقرار کنید.
- نتیجه گیری
در این محتوا در مورد سیستمهای تلفن سانترال با شما عزیزان صحبت کردیم و در هر بخش به طور مجزا در مورد موارد زیر صحبت کردیم.
- در بخش “سیستم تلفن سانترال چیست؟” گفتیم که این سیستم تلفن چیست و چه کاربردی دارد.
- در بخش “مزایای سیستم تلفن سانترال چیست؟” 5 مورد از مهمترین مزایای این نوع از سیستم تلفن را بیان کردیم.
- در بخش “انواع سیستم سانترال چیست؟” به بحث در مورد انواع سیستم سانترال بر اساس دو معیار ظرفیت و تکنولوژی مورد استفاده در سیستم سانترال پرداختیم.
- در بخش “تلفن سانترال چگونه کار میکند؟” نحوه عملکرد این سیستم را بیان کردیم.
- و در نهایت در بخش “تفاوت voip و سانترال آنالوگ چیست؟” 3 مورد از مهمترین تفاوتهای این دو مدل سیستم تلفن را بیان کردیم.
