در این مقاله خواهید خواند:
راه‌اندازی کسب‌وکار و مدیریت آن جدا از توانایی رقابت در بازار، نیاز به ابزار و امکانات هم دارد. یکی از مهم‌ترین امکانات که هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد، یک دفتر اداری است. این دفتر می‌تواند برای هر کسب‌وکاری نقش‌های مختلفی ایفا کند. به عنوان مثال ممکن است برای یک سازمان، دفتر اداری فقط به‌عنوان محلی برای برگزاری جلسات هماهنگی باشد یا در کسب‌وکاری دیگر، محل هر روزه‌ی کار کارمندان و حضور آن‌ها به‌حساب بیاید.
دفتر اداری برای یک کسب‌وکار مثل یک نقطه اتکا عمل می‌کند که بخش‌های مختلف آن را به هم متصل کرده و هدایتشان می‌کند. این نقش مهم که یک دفتر اداری می‌تواند ایفا کند، باعث شده تا وجود آن برای هر کسب‌وکار در هر اندازه‌ای واجب به نظر بیاید. مسئله در اختیار داشتن یک دفتر اداری و یا مدیریت دفاتر زیاد برای کسب‌وکارها در مراحل مختلف رشد، می‌تواند تبدیل به یک معضل شود. برای این که این معضل کم‌رنگ‌تر شده و جلو رشد سازمان را نگیرد، می‌توان از راهکارهای جایگزین آن استفاده کرد. یکی از محبوب‌ترین راهکارهای جایگزین، دفتر کار مجازی است.
دفتر کار مجازی چیست؟
همانطور که گفتیم یک راهکار مناسب مدیریتی برای شرکت‌های نوپا یا استارت‌آپ‌ها و حتی شرکت‌های بزرگ با شعب زیاد، استفاده از دفتر کار مجازی است. کسب‌وکارها با استفاده از این راهکار می‌توانند بدون نیاز به هزینه‌های گزاف اجاره یک محل اداری، دفتر کاری داشته باشند که ارتباطات و تعامل را متمرکز کرده و امکان مدیریت صحیح آن را فراهم می‌کند. سازوکار این دفتر مجازی به این شکل است که با بهره‌گیری از فناوری‌هایی مثل VoIP و VPN سازمانی، بین سیستم‌های کامپیوتری هرکدام از کارکنان ارتباطی شبیه به یک دفتر واقعی ایجاد می‌شود.
دفتر کار مجازی با استفاده از VoIP و VPN سازمانی، امکان کار کردن در نقاط مختلف جغرافیایی را به صورتی کاملا یکپارچه ارائه می‌دهد. در واقع از دید مشتریان، دفتر کار شرکت در یک محیط به‌صورت تجمیعی است؛ اما از نظر فنی، هر کدام از کارکنان می‌توانند در هر گوشه‌ی دنیا قرار داشته باشند.
دفتر کار مجازی علاوه بر سیستم‌های ارتباط، قابلیت‌های دیگری را هم در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. شرکت‌هایی که خدمات دفتر کار مجازی ارائه می‌دهند، معمولا خدماتی مثل منشی مجازی، مرکز تماس یا ارسال و دریافت فکس را هم به عنوان سرویس‌های جانبی در اختیار کاربران قرار می‌دهند. یکی از مهم‌ترین قابلیت‌هایی که بر بستر VoIP و اینترنت پرسرعت اجرا می‌شود و ارزش افزوده‌ی زیادی برای سازمان به ارمغان می‌آورد، کال سنتر یا مرکز تماس است.
دفتر کار مجازی چگونه کار می‌کند؟
سازوکار دفتر کار مجازی، همانطور که پیش از این اشاره شد، بر اساس تکنولوژی‌های ارتباطی و راهکارهای مدرن است. اگر بخواهیم به صورت کوتاه در مورد چگونگی کارکرد دفتر مجازی صحبت کنیم، باید تکنولوژی‌هایی که برای راه‌اندازی آن نیاز است را مورد بررسی قرار دهیم. یکی از مهم‌ترین ملزومات یک دفتر کار مجازی دسترسی به اینترنت پرسرعت و با کیفیت است. در کنار اینترنت پرسرعت و پایدار، پیش‌نیاز دیگر یک دفتر کار مجازی سرویس VoIP و VPN سازمانی است.
اینترنت پرسرعت، VoIP یا تلفن اینترنتی و سرویس VPN سازمانی ۳ رکن اساسی یک دفتر مجازی هستند. اینترنت پرسرعت برای کاربران لازم است تا بتوانند به راحتی به تمام سرویس‌های مبتنی بر اینترنت را در اختیار داشته باشند. با تکیه بر دسترسی پرسرعت و مناسب به اینترنت می‌توان از سرویس‌های تلفن اینترنتی (VoIP) و VPN سازمانی هم استفاده کرد.
تلفن اینترنتی به عنوان یک سرویس پیشرفته به کاربران امکان می‌دهد تا با استفاده از یک خط تلفن در تمامی نقاطی که کارکنان در حال کار هستند، تلفن سازمانی داشته باشند. با VoIP عملا شما یک سیستم تلفن مرکزی و متمرکز دارید که به صورت غیرمتمرکز عمل می‌کند. کارکنان می‌توانند در هر نقطه‌ای از دنیا، تماس‌های تلفنی که با خط VoIP سازمانی برقرار شده، پاسخ داده و کارها را جلو ببرند.
VPN سازمانی، دیگر راهکاری است که برای ایجاد یک دفتر کار مجازی، نقش پر اهمیتی دارد. با استفاده از خدمات VPN سازمانی می‌توان شبکه محلی یک دفتر فیزیکی را به صورت غیر متمرکز در اختیار کارکنان در نقاط مختلف قرار داد. با استفاده از این سرویس، تمام شعب و کارکنان مربوط به هر شعبه به یک شبکه مجازی متصل می‌شوند که به صورت یک LAN عمل می‌کند. VPN سازمانی کارکنان پراکنده‌ی سازمان را یک قدم به قرارگیری در یک دفتر کار مجازی نزدیک‌تر می‌کند.
کاربرد دفتر کار مجازی و مرکز تلفن گویا و منشی دورکار چیست؟
کاربرد اصلی دفترکار مجازی، متمرکز کردن شعب غیر متمرکز یا کارکنان دورکار است. با استفاده از خدمات دفتر کاری مجازی، می‌توانید ارتباطی مؤثر و کارآمد را بین نقاط مختلفی که سازمان شما در آن‌ها کار می‌کند برقرار کنید. این راهکار به شما امکان می‌دهد تا فضای یکی دفتر کاری را از نظر ارتباطات و سیستم‌های تلفنی شبیه سازی کنید.
دفتر کار مجازی، در کنار ارائه قابلیت‌های ارتباطی مثل VPN سازمانی، قابلیت‌های جانبی دیگری را هم در دسترس سازمان‌ها قرار می‌دهد. این محصول به عنوان یک راهکار سازمانی، امکان به‌کارگیری منشی دورکار و مرکز تلفن گویا را هم در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. این قابلیت‌ها که مبتنی بر VoIP یا تلفن اینترنتی هستند، می‌توانند وضعیت ارتباط عمومی و پشتیبانی یک سازمان را به شکل چشم‌گیری بهبود دهند.
کاربرد منشی دفتر کار مجازی
دفتر کار مجازی در کنار برقراری ارتباطی کارآمد، قابلیت‌ها و امکانات بسیار مهمی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. یکی از این امکانات دفتر کار مجازی، منشی مجازی یا دورکار است. با به‌کارگیری راهکار دفتر کار مجازی، کسب‌وکارها می‌توانند منشی دورکار و یا حتی مجازی داشته باشند.
منشی دورکار (مجازی) در دفتر کار مجازی مزیت‌های زیادی دارد. اولین مورد دورکار بودن منشی است که نیازی نیست در محل کار یا شعبه‌ی اصلی حضور فیزیکی داشته باشد. با استفاده از قابلیت‌های دفتر کار مجازی، منشی یک کسب و کار می‌تواند در هر یک از شعب وظایف کلی را به انجام رسانده و ارتباطات سازمانی را مدیریت کند.
دومین مزیت به‌کارگیری منشی مجازی کاش هزینه‌های زمانی و مالی استخدام و به‌کارگیری منشی در محل اصلی شرکت است. منشی مجازی به صورت دورکار و بر اساس چارچوب‌های ارتباطی سازمان به وظیفه‌ای که پذیرفته عمل کرده و گزارشات عملکرد به صورت شفاف در اختیار مدیریت قرار می‌گیرند.
مزایای اجاره دفتر کار مجازی
دفتر کار مجازی، مزیت‌های بسیار زیادی دارد. یکی از مهم‌ترین مزیت‌های دفتر کار مجازی، امکان متمرکز کردن شعب و کارکنان غیرمتمرکز یک سازمان است. با استفاده از دفتر کار مجازی، مهم نیست کسب‌وکار شما کوچک است یا بزرگ، می‌توانید تمامی کارکنان و شعب سازمان را به صورتی متمرکز، درست مانند یک دفتر مرکزی، گرد هم آورید.
دفتر کار مجازی، برای کسب‌وکارهای کوچک و نوپا، مسیر رشد و توسعه را هموارتر می‌کند. استارت‌آپ‌ها می‌توانند بدون نگرانی از بابت هزینه‌ها و دردسرهای یافتن یک دفتر کاری واقعی، سازمان خود را با استفاده از دفتر کار مجازی، متمرکز کنند. علاوه بر این استخدام و به‌کارگیری نیروها در محل دفتر اصلی (در صورت تامین) دردسرها و هزینه‌های سربار خاص خودش را دارد که با استفاده از خدمات دفتر کار مجازی این موارد به حداقل خواهند رسید.
مزیت دیگر دفتر کار مجازی برای کسب‌وکارها، ارائه راهکارهای مدرن و پیشرفته مبتنی بر سیستم‌های کامپیوتری و هوش مصنوعی به سازمان‌ها و مشتریان است. این امکانات به‌خصوص برای کسب‌وکارهای مدرن کارآمد هستند و می‌توانند سازمان را در مسیر رشد و توسعه قرار دهند.
تعرفه دفتر کار مجازی چقدر است؟
دفتر کار مجازی به عنوان یک راهکار جامع، شامل سرویس‌های متعددی است. بر اساس این که دفتر کار مجازی را با چه خدماتی دریافت می‌کنید، تعرفه دفتر کار مجازی متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال اگر بخواهید تمامی خدمات دفتر کار مجازی را برای کسب و کار خود داشته باشید، باید هزینه‌ی بیشتری بکنید.
یکی از راه‌هایی که می‌تواند هزینه‌ی دفتر کار مجازی را تحت تاثیر قرار دهد، استفاده از خدمات جداگانه مبتنی بر اینترنت و هماهنگ کردن آن‌ها توسط متخصصین داخلی سازمان است. به راحتی می‌توانید سرویس‌های مورد نیاز دفتر کار مجازی، مثل اینترنت پرسرعت، VoIP و VPN سازمانی را از شرکت‌های تامین کننده مطمئن مانند تک نت تهیه و با استفاده از خدمات تخصصی داخلی یا شخص ثالث، دفتر کار مجازی را راه‌اندازی کنید.
مزیت تنظیم و خرید جزء به جزء سرویس‌های مورد نیاز برای دفتر کار مجازی، امکان شخصی‌سازی بیشتر هرکدام از خدمات و بهره‌مندی از گزینه‌های منعطف ارائه دهندگان آن‌ها است. استفاده از سرویس‌ها مقیاس‌پذیری را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد و امکان پرداخت هزینه دقیقا بر اساس میزان استفاده است.
آیا می‌توان شماره تلفن اختصاصی برای دفتر کار مجازی را انتخاب کرد؟
یکی از امتیازات بزرگ دفتر کار مجازی، خدمات تلفن اینترنتی یا همان VoIP است. با استفاده از تلفن اینترنتی می‌توانید ارتباطات دفتر مجازی خود را به صورت یک دفتر فیزیکی واقعی درآورده و شماره تلفن اختصاصی برای دفتر کار مجازی خود را انتخاب کنید. در واقع مزیت بزرگ این راهکار امکان استفاده از شماره تلفن اختصاصی VoIP برای دفتر کار مجازی وجود دارد و محدود به شماره تلفن‌های مرکز تلفن منطقه‌ی خود نیستید.
سخن پایانی
دفتر کار مجازی می‌تواند کمک بزرگی برای سازمان‌ها و کسب‌وکار باشد. به عنوان یک راهکار مدرن، دفتر کار مجازی برای کاهش دردسرهای پیش روی استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای نو پا وارد میدان شده و مسیر رشد و گسترش را برای این سازمان‌ها هموار می‌کند. در این پست از بلاگ تک نت، در مورد این راهکار کارآمد صحبت کردیم و لزوم استفاده از آن، سازوکار و جزئیاتش را بررسی کردیم.
اگر شما هم برای کسب و کارتان به دنبال راهکارهای مدرن و به‌روز هستید تا هزینه‌ها را کاهش داده و عملکرد را بالاتر ببرید، می‌توانید زمینه‌های لازم برای دسترسی به اکوسیستم مدرن را از طریق خریداری سرویس‌های سازمانی تک نت فراهم کنید. همانطور که گفتیم، ۳ رکن اساسی دفتر کاری مجازی، اینترنت پرسرعت، سرویس تلفن اینترنتی و VPN سازمانی است. تک نت همه‌ی این خدمات را با کیفیت بسیار بالا و بسته‌های انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر ارائه می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحه‌های خدمات سازمانی تک نت مراجعه کنید.