راهنمای جامع نصب و راه‌اندازی تلفن اینترنتی (VoIP) در شرکت‌ها

تلفن‌های اینترنتی یا همان VoIP یکی از راهکارهای ارتقا و بهبود ارتباط با مشتریان است. در واقع کسب و کارها از طریق تلفن اینترنتی هم می‌توانند بر ارتباطات داخلی و هم خارجی سازمانی خود نظارت داشته باشند و آن‌ها را مدیریت کنند. 

تلفن اینترنتی مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد که باعث می‌شود استفاده از آن به یکی از مهمترین ارکان مهم برای توسعه در بازار و یا صنعت مورد نظر، تبدیل شود.
در ادامه به بررسی نحوه کارکرد تلفن اینترنتی همچنین چرایی فعال‌سازی آن در سازمان‌ها و کسب و کارها اشاره می‌شود.

تلفن اینترنتی چیست؟

تلفن اینترنتی (VoIP) یکی از فناوری‌های مدرن است که امکان برقراری تماس‌های تلفنی از طریق اینترنت را فراهم می‌کند. این تکنولوژی باعث کاهش هزینه‌ها و بهبود قابلیت‌ها در برقراری ارتباطات صوتی و تصویری در شرکت‌ها می‌شود. در این راهنما، مراحل نصب و راه‌اندازی سیستم VoIP در یک شرکت به طور جامع بررسی خواهد شد.
به صورت کلی VoIP یا Voice over IP به معنای انتقال صدا از طریق پروتکل اینترنت است. به این ترتیب، تماس‌های تلفنی سنتی که از خطوط تلفن ثابت استفاده می‌کردند، با استفاده از اینترنت انجام می‌شوند. سیستم VoIP می‌تواند تماس‌های صوتی، تصویری، و پیام‌های متنی را از طریق شبکه‌های IP برقرار کند.

بدین معنا که زمان ایجاد پیام و در مبدا، صدا و یا تصویر به بسته‌های داده تبدیل شده و منتقل شده و در مقصد مجددا به صوت و یا تصویر تبدیل می‌شوند. به دلیل همین ویژگی است که تصاویر و صداها بدون کم و کاستی و تاخیر منتقل شده می‌شوند

مزایای استفاده از VoIP در شرکت‌ها

همانطور که در قسمت‌های پیشین به آن اشاره شد، تلفن اینترنتی مزایای زیادی برای شرکت‌ها دارد که یکی از مهمترین آن، امکان برقراری تماس‌ها از داخل و خارج با هزینه کمتر است. هزینه‌های برقراری تماس یکی از مهمترین مواردی است که هر کسب و کار به خصوص آن دسته از سازمان‌هایی که هر روز تعداد تماس‌های بیشتری دارند، با آن روبرو هستند. در ادامه به بررسی برخی از مزین‌های بهره‌مندی از ویپ در شرکت‌ها و سازمان‌ها پرداخته می‌شود. 

انعطاف‌پذیری: VoIP این امکان را می‌دهد که کاربران به راحتی از هر مکانی به تماس‌ها دسترسی داشته باشند. این امر برای شرکتهایی که نیروهای دورکار دارند و یا در شعبات متنوعی فعالیت می‌کنند، حائز اهمیت است.

صرفه‌جویی در هزینه‌های زیرساخت: بسیاری از شرکت‌ها دیگر نیازی به خرید و نگهداری تجهیزات گران‌قیمت خطوط تلفن سنتی ندارند. VoIP می‌تواند از همان شبکه داده‌ای که برای اینترنت استفاده می‌شود، برای تماس‌ها استفاده کند.

کنفرانس صوتی و تصویری: VoIP قابلیت برگزاری جلسات کنفرانس صوتی و تصویری با کیفیت بالا را فراهم می‌آورد که برای همکاری تیم‌های مختلف بسیار کارآمد است.

افزایش آسان تعداد خطوط: با سیستم‌های VoIP، افزودن یا حذف داخلی‌ها یا خطوط بسیار ساده است و نیازی به خرید تجهیزات اضافی نیست. این امر به راحتی برای کسب‌وکارهای در حال رشد یا متغیر مفید است.

کاهش اختلالات: اگر از پهنای باند مناسب استفاده شود و تنظیمات QoS (کیفیت سرویس) به درستی اعمال گردد، تماس‌ها می‌توانند بسیار پایدار و با کیفیت بالا باشند.

ویژگی‌های پیشرفته: مانند انتقال تماس، صندوق پستی صوتی، فکس اینترنتی و کنفرانس صوتی.

مقیاس‌پذیری بالا: به راحتی می‌توان تعداد خطوط و کاربران را در صورت خواست سازمان و یا کسب و کار افزایش داد.

امکان ترکیب با سایر سیستم‌ها: VoIP می‌تواند با CRMها، سیستم‌های تماس مشتریان و نرم‌افزارهای دیگر یکپارچه شود.

رمزنگاری تماس‌ها: بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات VoIP از رمزنگاری برای حفاظت از داده‌های صوتی و جلوگیری از نفوذهای غیرمجاز استفاده می‌کنند.

مراحل راه‌اندازی VoIP در شرکت‌ها

شرکت‌ها برای بهره‌مندی از خطوط تلفن اینترنتی نیاز به بررسی زیرساخت‌ها همچنین انتخاب تجهیزات متناسب با نیاز خود دارند. در ادامه به بررسی مراحل راه‌اندازی VoIP در سازمان‌ها اشاره می‌شود. 

آماده‌سازی زیرساخت شبکه

مهمترین موردی که در خصوص آماده‌سازی زیرساخت شبکه وجود دارد، بهره‌مندی از اینترنت پرسرعت است.

اینترنت پرسرعت: برای استفاده از VoIP، اینترنت پرسرعت (حداقل 1 Mbps برای هر تماس همزمان) باید در اختیار شرکت قرار گیرد. شرکت‌ها می‌توانند برای افزایش سرعت اینترنت خود از خدمات پهنای باند اختصاصی استفاده کنند. 

کیفیت سرویس (QoS): برای اطمینان از کیفیت تماس‌ها، لازم است تنظیمات کیفیت سرویس در شبکه اعمال شود تا اطمینان حاصل شود که داده‌های صوتی نسبت به دیگر ترافیک شبکه اولویت دارند.

شبکه LAN: شبکه محلی باید دارای سوئیچ‌های مناسب و کابل‌های شبکه با سرعت بالا باشد.

 انتخاب تجهیزات VoIP

تجهیزات برای راه‌اندازی تلفن اینترنتی نیز از دیگر مواردی است که یک کسب وکار باید به آن اشاره کند. 

تلفن‌های VoIP: این دستگاه‌ها معمولاً مشابه تلفن‌های سنتی هستند، اما به جای استفاده از خطوط تلفن ثابت، به اینترنت متصل می‌شوند. افراد میتوانند آنها را بر تلفن همراه و یا سیستمهای شخصی خود مانند 

IP PBX یا Private Branch Exchange: این سیستم برای مدیریت تماس‌ها و ارتباطات داخلی در شرکت استفاده می‌شود. می‌توان آن را به صورت نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری انتخاب کرد.

گیت‌وی VoIP: این دستگاه برای ارتباط با خطوط تلفن سنتی (PSTN) و دیگر شبکه‌های تلفنی استفاده می‌شود.

انتخاب ارائه‌دهنده خدمات VoIP

انتخاب یک ارائه‌دهنده خدمات VoIP معتبر و قابل اطمینان بسیار مهم است. این شرکت‌ها معمولاً خدماتی مانند شماره‌گیری داخلی، برقراری تماس‌های بین‌المللی، کنفرانس صوتی و پشتیبانی فنی ارائه می‌دهند.

 پیکربندی IP PBX

پس از خرید و نصب IP PBX، باید تنظیمات مربوط به آن انجام شود:

تعریف داخلی‌ها: شماره‌های داخلی برای کارکنان شرکت تنظیم می‌شود.

تنظیمات تلفن‌ها: تلفن‌های VoIP باید به IP PBX متصل شوند و برای هر کاربر شماره داخلی تعریف شود.

پیکربندی تماس‌ها: تنظیمات مربوط به انتقال تماس‌ها، صف تماس‌ها، صندوق پستی صوتی و دیگر ویژگی‌ها باید انجام شود.

 آموزش کاربران

پس از طی کردن تمام مراحل نصب و راه‌اندازی تلفن اینترنتی در شرکت، نیاز است در خصوص استفاده از آن، تمام کارکنان آموزش ببینند. این آموزش شامل نحوه استفاده از تلفن‌ها، ویژگی‌های مختلف سیستم و روش‌های حل مشکلات معمول می‌شود.

چالش‌ها و مشکلات رایج در نصب و راه‌اندازی تلفن اینترنتی 

اگرچه فناوری VoIP مزایای بسیاری برای شرکت‌ها دارد، اما در فرایند نصب و راه‌اندازی آن ممکن است با چالش‌ها و مشکلات مختلفی مواجه شوید. در اینجا به برخی از مشکلات رایج در نصب و راه‌اندازی تلفن اینترنتی در شرکت‌ها پرداخته شده است.

کیفیت صدا (Quality of Service – QoS) ؛ یکی از اصلی‌ترین چالش‌ها در استفاده از VoIP، حفظ کیفیت صدا است. در صورتی که شبکه اینترنتی شرکت کیفیت مناسبی نداشته باشد یا پهنای باند محدود باشد، تماس‌ها ممکن است با تاخیر، نویز، افت کیفیت صدا یا قطعی مواجه شوند. برای جلوگیری از این مشکل، باید شبکه داده‌ای شرکت به طور خاص برای انتقال داده‌های صوتی بهینه‌سازی شود. 

 پهنای باند و ظرفیت شبکه؛ VoIP به پهنای باند کافی نیاز دارد، به ویژه زمانی که تماس‌های همزمان زیادی در جریان باشد. اگر پهنای باند کافی برای ترافیک صوتی فراهم نباشد، تماس‌ها ممکن است با مشکلاتی همچون تاخیر، افت کیفیت صدا یا قطعی مواجه شوند. برای جلوگیری از این مشکل، باید ظرفیت پهنای باند شبکه به دقت بررسی و به میزان نیاز افزایش یابد. همچنین، اعمال QoS برای اولویت‌بندی ترافیک صوتی و استفاده از تجهیزات شبکه با سرعت بالا می‌تواند کمک‌کننده باشد.

مشکلات مربوط به پشتیبانی فنی و نگهداری؛ بسیاری از شرکت‌ها ممکن است با مشکلات فنی مواجه شوند که نیاز به پشتیبانی مستمر دارند. اگر پشتیبانی فنی مناسب یا منابع کافی برای حل مشکلات فنی وجود نداشته باشد، عملکرد سیستم VoIP دچار اختلال خواهد شد. استخدام کارشناسان متخصص VoIP برای پشتیبانی فنی و نگهداری به صورت مستمر می‌تواند از بروز این مشکلات جلوگیری کند.

 جمع‌بندی:

تلفن اینترنتی یکی از راهکارهای پیشرفته و مدرن برای برقراری ارتباطات برون و درون سازمانی است که افراد و سازمان‌ها با استفاده از آن می‌توانند به بهترین شکل ممکن ارتباطات خود را مدیریت و تنظیم کنند. با تلفن اینترنتی سازمان‌ها قادر هستند هر تماسی را به صورت زنده، رصد کرده و از ویپ خود به منظور ارائه گزارش و بررسی کیفیت تعامل با مشتری بهره ببرند. در کنار تلفن اینترنتی، کسب و کارها می‌توانند از سرور اختصاصی نیز برای بهبود عملکرد درون‌سازمانی خود استفاده کنند.