مزایای استفاده از تلفن اینترنتی (VoIP) برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک

سرعت در ارتباطات و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، به خصوص برای کسب و کارهای نوپا و آن‌هایی که در دسته‌بندی SMEsها قرار می‌گیرند، مسئله بسیار مهمی است. 

نباید از این نکته غافل شد که در دنیای امروز، هر کسب وکاری که بتواند در سریع‌ترین و کوتاه‌ترین زمان ممکن، پیام خود را به مخاطب هدف خود برساند، برنده خواهد بود. 

یکی از راه‌های ارتباطی موثر میان کسب و کارها همچنین شرکت‌ها و سازمان‌ها، استفاده از تلفن‌های اینترنتی است که در وهله اول بتوان با کاربران ارتباط موثرتری برقرار کرد و از سوی دیگر از اطلاعاتی که از تماس‌های کاربران با شرکت گرفته می‌شود، در جهت ارتقا عملکرد و کارایی شرکت استفاده کرد. 

بهره‌مندی از سیستم‌های تلفن اینترنتی (VoIP) یکی از بهترین راهکارها برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک است که با آن بتوانند بر روند تماس‌های داخلی و خارجی خود نظارت کرده و آن‌ها را مدیریت کنند.

تلفن اینترنتی؛ راهکاری برای مدیریت تماس‌ها

تلفن اینترنتی یا VoIP که به صورت Voice over Internet Protocol شناخته می‌شود، فناوری است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا از طریق اینترنت تماس‌های صوتی برقرار کنند، به جای اینکه از شبکه‌های تلفن سنتی و یا تلفن‌های مخابراتی استفاده کنند. این تکنولوژی انتقال صدا را از طریق اینترنت انجام می‌دهد، به‌طوری که اطلاعات صوتی به داده‌های دیجیتال تبدیل شده و از طریق شبکه اینترنت ارسال می‌شود.

البته در برخی از موارد تلفن اینترنتی قابلیت انتقال داده‌های به صورت تصویری را نیز دارند. به این صورت که به مانند تماس‌های صوتی، تصویر نیز به صورت بسته منتقل شده و در مقصد مجددا به داده تبدیل می‌شود.

نحوه کارکرد تلفن اینترنتی

وقتی یک تماسی ( چه صوتی و چه تصویری) برقرار می‌شود، صدا در ابتدا به داده‌های دیجیتال تبدیل می‌شود. سپس این داده‌ها به بسته‌های داده تبدیل و تقسیم شده و از طریق اینترنت به مقصد ارسال می‌شوند.
این بسته‌ها به مقصد ( گیرنده تماس) ارسال می‌شوند. دستگاه‌های گیرنده این داده‌ها را دریافت کرده و دوباره به سیگنال‌های صوتی تبدیل می‌کنند تا صدای او (تماس گیرنده) شنیده شود.
برای انجام تماس‌های VoIP، پروتکل‌های خاصی مثل SIP  یا Session Initiation Protocol و البته RTP  یا Real-Time Transport Protocol استفاده می‌شوند. این پروتکل‌ها تضمین می‌کنند که داده‌های صوتی به درستی منتقل شوند.

مزیت تلفن اینترنتی برای کسب و کارها

همانطور که به آن اشاره شد، تلفن اینترنتی یکی از راهکارهای ارتباط هوشمند داخلی و خارجی کسب و کارهاست. به گونه‌ای که با آن می‌توانند تماس‌های خود را مدیریت کرده و حتی در بستر آنلاین، جلسات تصویری را نیز برگزار کنند. در ادامه به برخی از مزیت‌ها و ویژگی‌های تلفن اینترنتی برای کسب و کارها اشاره می‌شود؛ 

کاهش چشمگیر هزینه‌ها

یکی از بزرگترین مزایای تلفن اینترنتی VoIP برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک، صرفه‌جویی در هزینه‌ها است. برخلاف خطوط تلفن سنتی که هزینه‌های زیادی برای تماس‌های بین‌المللی، تماس‌های طولانی‌مدت و نگهداری از تجهیزات سخت‌افزاری دارند؛ VoIP این امکان را می‌دهد تا تماس‌های صوتی و تصویری با هزینه‌های بسیار پایین‌تر انجام شوند. به دلیل استفاده این سیستم از اینترنت برای انتقال صدا و تصویر، هزینه‌ها به شدت کاهش می‌یابند. 

 افزایش کارایی و انعطاف‌پذیری

تلفن اینترنتی VoIP به کسب و کارها این امکان را می‌دهد که در هر مکانی که به اینترنت دسترسی دارند، تماس‌های خود را دریافت و برقرار کنند. این ویژگی برای کسب‌وکارهای کوچک و یا حتی شرکت‌های چند ملیتی که ممکن است کارمندان آن‌ها در مکان‌های مختلف و حتی از راه دور فعالیت کنند، بسیار حیاتی است. 

تیم پشتیبانی این قبیل کسب و کارها می‌توانند تماس‌های خود را از گوشی هوشمند، لپ‌تاپ یا کامپیوتر شخصی خود انجام داده و هیچ محدودیتی برای ارتباطات حس نکنند. 

 قابلیت‌های پیشرفته و بهبود تجربه مشتری

با استفاده از VoIP، امکاناتی نظیر انتقال خودکار تماس، صندوق‌های صوتی، ضبط مکالمات همچنین برقراری تماس‌های ویدئویی برای دارندگان ایجاد می‌شود که می‌تواند در ارتقا کارایی و تجربه مشتری، تاثیرات زیادی داشته باشد.
باید به این نکته توجه شود که سیستم‌های تلفن اینترنتی با هر سیستم مدیریت ارتباط با مشتری که به اختصار به آن CRM گفته می‌شود، قابلیت ادغام دارد. این امر می‌تواند فرایندهای داخلی شرکت را بهبود بخشیده و اطلاعات ارزشمندی را به صاحبان کسب و کارها ارائه دهد. 

سهولت در مدیریت سیستم‌ها

تلفن‌های اینترنتی به دلیل اینکه توانایی ادغام شدن در سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری را دارند، می‌توانند مدیریت شوند. به این معنا که کسب و کارها تا هر چه تعداد شماره داخلی که بخواهند، به سیستم خود اضافه کرده و حتی کم کنند. بدون اینکه نیازی به تغییر سخت‌افزارها باشد. 

انعطاف‌پذیری بالای سیستم تلفن اینترنتی برای کسب و کارهای کوچکی که در حال توسعه و رشد هستند، بسیار مناسب است. زیرا می‌تواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن، با خواسته و نیاز شرکت همسو شود. 

امنیت و قابلیت اطمینان بالا

امنیت یکی از مهمترین دغدغه افراد و سازمان‌هاست. از این رو و با توجه به حساسیت‌هایی که شرکت‌ها دارند، تلفن‌های اینترنتی VoIP از پروتکل‌های امن برای انتقال تماس‌ها استفاده می‌کنند که به حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات کمک می‌کند. این ویژگی به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که نیاز به حفظ امنیت داده‌ها و مکالمات دارند، بسیار مهم است. 

گزارش‌دهی منظم

تمامی تماس‌هایی که شرکت‌ها از طریق تلفن اینترنتی دریافت می‌کنند، به صورت متمرکز نگهداری شده و در دسترس قرار می‌گیرد. بنابراین تنها کسب و کارها به داده‌ها دسترسی دارند و می‌توانند از آن‌ها در جهت بهبود شرایط مانند همکاری با مشتریان استفاده کنند. 

در واقع کسب و کارها می‌توانند از طریق یک داشبورد واحد تمامی تماس‌ها، هزینه‌ها و وضعیت سیستم را کنترل کنند. این امکان باعث می‌شود که مدیریتی ساده‌تر و شفاف‌تر در کسب‌وکار در جریان باشد.

چه کسب و کارهایی از VoIP استفاده می‌کنند؟

با توجه به مزیت‌ها و ویژگی‌های تلفن اینترنتی، نمی‌توان مخاطب هدف خاصی برایش در نظر گرفت و استفاده از آن را محدود به کسب و کارهای فعال در حوزهای خاص عنوان کرد. اما به صورت کلی استفاده رایج از این سرویس به صورت زیر است؛ 

کسب و کارهای خانگی؛ بسیاری از کسب و کارهای برای کاهش هزینه‌های تلفنی خود از سرویس‌های VoIP استفاده می‌کنند تا هم نیازی به تجهیزات سخت‌افزاری نباشد و هم بتوانند تماس‌های خود را مدیریت کنند. 

از سوی دیگر به دلیل فراهم شدن امکانات ویژه برای دارندگان خطوط تلفن اینترنتی مانند مدیریت تماس‌ها، ذخیره آن‌ها و … استفاده از این نوع خطوط، بهترین گزینه برای کسب و کارها فارغ از اندازه آن به شمار می‌رود. 

کسب و کارهای با شعبات فراوان؛ تلفن اینترنتی VoIP می‌تواند ارتباط بین شعبات را نیز میسر کند. در واقع سازمان‌ها با در اختیار داشتن تلفن اینترنتی می‌توانند تماس‌های خود را بهینه کرده و در هر جایی، به آن پاسخ دهند. 

نتیجه‌گیری

با توجه به مزایای متعدد تلفن اینترنتی VoIP، این سیستم می‌تواند به کسب‌وکارهای کوچک کمک کند تا هزینه‌های خود را کاهش داده، بهره‌وری را افزایش دهند و تجربه بهتری برای مشتریان خود فراهم آورند. استفاده از این تکنولوژی نه تنها برای شرکت‌های بزرگ، بلکه برای کسب‌وکارهای کوچک نیز راه‌حلی اقتصادی، سریع و انعطاف‌پذیر است. بنابراین، اگر شما نیز در پی بهبود ارتباطات و رشد کسب‌وکار خود هستید، استفاده از تلفن اینترنتی VoIP گزینه‌ای هوشمندانه و سودآور است.