در این مقاله خواهید خواند:
امروزه کسبوکارها برای موفقیت هرچه بیشتر به دنبال راه‌ها و تکنیک‌های نوین هستند. کسب‌وکار‌هایی می‌توانند با موفقیت بیشتری مسیر کاری خود را طی کنند که نحوه ارتباط با مشتری را یاد بگیرند و سعی کنند در آن پیشرفت کنند. یکی از روش‌های پیشرفت کسبوکارها و راه ارتباط بهتر با مشتریان، استفاده از سیستم IVR است. پیشرفت تکنولوژی و فناوری نوین و ساخت سیستمهایی مانند IVR، مسیر رشد کسبوکارها را هموارتر کرده است. در واقع، فناوری تلفن گویا برای کسبوکارها مزایای رقابتی را نیز به همراه دارد.
آیا به تازگی کسب‌وکار خود را راه‌اندازی کرده‌اید و به دنبال پیشرفت شغلی هستید؟ اگر اینطور است، سیستم IVR را به عنوان راهکاری برای کمک به پیشرفت تجارت خود و افزایش رضایت مشتریان در نظر بگیرید. آیا می‌دانید که IVR چیست و اطلاعاتی درباره این سیستم دارید؟ IVRمخفف کلمه Interactive Voice Response و به معنی پاسخ صوتی تعاملی است. استفاده از این سیستم برای استارتاپ‌ها و کسب‌وکار‌های مختلف با مزایای زیادی همراه است که می‌تواند مسیر رشد و گسترش آن‌ها را هموارتر کرد. در این پست از بلاگ تک نت به بررسی اطلاعاتی جامع درباره IVR می‌پردازیم و شما را با این سیستم کاربردی بیشتر آشنا خواهیم کرد.
IVR و مزایای آن
سیستم پاسخ صوتی تعاملی یا IVR چیست؟ تلفن گویا یا IVR بدون نیاز به اپراتور کار میکند و پروسه ارتباط با مشتری را برای کسبوکارها تسهیل خواهد کرد. این سیستم خودکار، برای تماس گیرندگان این قابلیت را فراهم میکند تا بدون ارتباط با پرسنل شرکت بتوانند به اطلاعات مورد نیاز خود دست پیدا کنند. در سیستم IVR، تماس‌های صوتی از قبل ضبط می‌شوند و نیازی به پاسخگویی اپراتور نیست. مشتری می‌تواند با انتخاب از بین گزینه‌های ذکر شده توسط اپراتور، یک مورد را انتخاب کرده و به بخش مورد نظر وصل شود. استفاده از IVR با مزایای زیر همراه است:
- دسترسی سریع‌تر به خدمات: از طریق این سیستم، مشتریان راحت‌تر به بخش مورد نظر هدایت می‌شوند و در نتیجه قادر به استفاده سریع‌تر از خدمات هستند. در واقع، سؤالات رایج مشتریان به صورت فوری پاسخ داده می‌شود.
- پشتیبانی از چند زبان: برخی از سیستم‌های گویا دارای قابلیت پشتیبانی از چند زبان هستند. بنابراین، مشتریان می‌توانند از قابلیت‌های سیستم با زبانی استفاده کنند که به آن تسلط کافی را دارند.
- افزایش بهره‌وری کارکنان: یکی از مزایای نصب سیستم گویا روی تلفن‌های شرکت‌ها، افزایش میزان بهره‌وری کارکنان است. این سیستم، مدیریت تماس‌های ورودی شرکت را آسان‌تر کرده و به کارمندان در مدیریت تماس‌های مشتریان کمک زیادی میکند.
- راحتی کاربر: تلفن گویا یا IVR این امکان را به مشتریان می‌دهد که بدون نیاز به صحبت کردن با پرسنل شرکت‌ها، تراکنش‌ها را انجام دهند یا اطلاعات خود را کامل کنند. به علاوه، مشتریان می‌توانند در بازه‌های زمانی خارج از ساعات کاری با شماره‌های شرکت تماس بگیرند و اطلاعات لازم را از طریق تماس گویا به دست آورند.
- پاسخگویی 24 ساعته به مشتریان: راه اندازی سیستم IVR روی تلفن‌های شرکت‌ها، برای مشتریان امکان دسترسی ۲۴ ساعته به خدمات سازمان مورد نظر را فراهم میکند. بنابراین، به عنوان مشتری در ایام تعطیلات نیز می‌توانید با شماره‌های شرکت موردنظرتان تماس بگیرید و اطلاعات لازم را بدون تماس با اپراتور واقعی دریافت کنید. تماس گیرندگان می‌توانند در ساعت‌هایی غیر از بازه‌های کاری، برای برقرار ارتباط با پرسنل شرکت، پست صوتی روی سیستم گویا قرار دهند تا درخواست آن‌ها در بازه زمانی مشخص پیگیری شود.
- افزایش امنیت: سیستم‌های پیشرفته تلفن گویا می‌توانند مشتریان را شناسایی و احراز هویت کنند. در واقع، سیستم‌های پیشرفتهتر دارای گزینه‌های بیشتری برای افزایش امنیت اطلاعات شرکت‌ها و کاربران هستند. به طور معمول، این سیستم‌ها با استفاده از رمز عبور، کد پین، شماره حساب و… هویت تماس گیرنده و مشتری شرکت را تشخیص می‌دهند. این نوع سیستم‌های گویا، دسترسی به داده‌های محرمانه را تا زمانی محدود می‌کنند که هویت مشتری تأیید نشده است.
- افزایش رضایت مشتریان: با در نظر گرفتن مزایایی که گفته شد، افزایش رضایت مشتریان با استفاده از سیستم IVR به‌دست می‌آید که می‌تواند موجب رشد هرچه بیشتر کسب‌وکار شود.
نصب IVR برای شماره‌های ویپ
به منظور پیشی گرفتن کسبوکارها از رقبای خود، باید IVR را برای شرکت مورد نظر فعال و از آن به شکل درست استفاده کنند. شما می‌توانید IVR را برای شماره‌های ویپ (تلفن سازمانی VoIP) نصب کنید. نصب IVR روی شماره‌های ویپ، امکان دسترسی به قابلیت‌های بیشتری از تلفن گویا را برای کاربران فراهم میکند. کاربران می‌توانند با انتخاب طرح‌های موجود در بسته‌های ساده تا پیشرفته در سیستم‌های ویپ، تلفن گویا را با امکانات بیشتر و حرفه‌ای‌تر داشته باشند. شما می‌توانید گزینه‌های منوی تلفن گویا را به صورت دلخواه و برای کسب‌وکار خود سفارشی سازی کنید.
هر چقدر سیستم تلفن گویا پیشرفتهتر باشد، در موفقیت و پیشرفت کسب‌وکار تاثیر بیشتری خواهد داشت. مرکز تلفن VoIP، این وظیفه را دارد که تماس‌های ورودی شرکت‌ها را به صورت هوشمندانه کنترل و مدیریت دارد. به علاوه، VoIP این وظیفه را دارد تا براساس برنامه های‌ریزی‌های تعیین شده روی تلفن، کاربر را به ارتباط با واحد مربوطه راهنمایی و هدایت کند.
چرا داشتن IVR برای کسبوکارها مهم است؟
شرکت‌های بزرگ، روزانه تماس‌های ورودی بالایی دارند و مرکز تماس آن‌ها تحت فشار زیادی قرار خواهد گرفت. به همین خاطر، استفاده از سیستم گویا و مرکز تماس ابری برای پاسخگویی به این تماس‌ها لازم است. در واقع، صاحبان کسب‌ها و کار‌ها به منظور مدیریت بهتر تماس‌های مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها به سیستمی به نام IVR احتیاج دارند. سیستم تلفن گویا برای کسبوکارها مزایایی دارد. به عنوان مثال، یکی از مزایای این سیستم، بهبود عملکرد پرسنل و نمایندگان فروش کسبوکارها است. در شرکت‌هایی که از فناوری IVR استفاده می‌کنند، پرسنل و نمایندگان فروش برای رسیدگی بهتر به مشکلات دیگر شرکت وقت کافی را دارند.
به علاوه، مشتریان می‌توانند تماس‌های کارآمدتر و مؤثرتری را از این طریق برقرار کنند. تلفن گویا باعث می‌شود که اطلاعات لازم تماس گیرندگان سریع‌تر در اختیار آن‌ها قرار بگیرد و پروسه رسیدگی به درخواست آن‌ها با سرعت بیشتری انجام شود. یکی از مزایای دیگر سیستم IVR، صرفه‌جویی در زمان مشتریان و کارمندان شرکت است. به علاوه، شرکت‌ها برای پاسخ به تمام سؤالات مشتریان نیازی به استخدام پرسنل ندارند؛ در نتیجه در هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی خواهد شد.
تجهیز شرکت به سیستم تلفن گویا می‌تواند تصویر بهتری را از کسب‌وکار شما به مشتری نشان دهد. در واقع، استفاده از این سیستم می‌تواند کسب‌وکار شما را حرفه‌ای‌تر نشان دهد. شما با راه‌اندازی این سیستم برای شرکت خود، به تماس گیرندگان نشان می‌دهید که به درخواست‌های مشتریان توجه زیادی می‌کنید. در کل در پاسخ به این سوال که مزایایIVR چیست، می‌توان گفت که افزایش رضایت مشتریان، کمک به برندسازی و اعتبار شرکت جزو مزیت‌های مهم این سیستم محسوب می‌شوند.
سخن پایانی
در این پست از بلاگ تخصصی تک نت، سیستم IVR را معرفی و مزایای آن را بررسی کردیم. این سیستم که توانایی تعامل هوشمند با مشتریان را دارد، به عنوان یک راهکار کمکی باعث پیشرفت شرکت در حوزه‌ی ارتباطات و کسب رضایت مشتری خواهد شد. با استفاده سیستم تلفن سازمانی تکفون و ترکیب آن با IVR و یک راهکار برتر اینترنت سازمانی مانند پهنای باند اختصاصی، می‌تواند کسب‌وکار شما را در وضعیتی بسیار بهتر از رقبا قرار دهد.
IVR به نظرم خیلی خوب میتونه کارو دربیاره. وقت کارمندای مرکز تماس کمتر گرفته میشه سر چیزای پیش پا افتاده